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履歴書の書き方にもいろいろとルールがあるのはわかったけど、履歴書を送る時にも何かマナーはあるの?

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せっかく丁寧に履歴書を書いても、送る時のマナーがしっかりと守れていなければ、「ビジネスマナーがわかっていない人だな」と、それだけで印象が悪くなってしまい、努力が無駄になってしまう可能性もあります。

履歴書を送付する時や持参する時のルールも、しっかりと覚えておきましょう!

履歴書や職務経歴書は、面接時にそのまま企業に直接持参するケースと、企業に郵送するケースがありますね。

提出時の渡し方のマナーや、履歴書を入れる封筒の書き方や切手、そして送付状など、履歴書を採用担当者の人の元に届ける行為1つにも、いろいろとルールやマナーがあるものです。

ここでは、大切に書いた履歴書や職務経歴書の評価を下げてしまわないために、これらの応募書類を持参or郵送する場合の正しいビジネスマナーを解説していきます。



手渡し&郵送の共通ルール

(1)履歴書は二つ折り以上にしない

まず、履歴書を企業に持参する場合も郵送する場合も、どちらのケースであっても二つ折り以上には折らないのがルールです。

これは手書きの履歴書であってもパソコンで作成したものであっても、B4、A4サイズなども関係なく、折ってもいいのは二つ折りまでとなります。



これ以上折ってしまうと、見た目的にも良くないですし、折り目がいくつもあると書いてある文字も読みづらくなってしまうためです。

履歴書を二つ折りにして入る大きさの封筒がないからと、たくさん折って無理矢理小さい封筒に入れようなどとしないで、しっかりと大きい封筒を用意しましょう。

封筒サイズは、「角形A4号」または「角形2号」がおすすめで、さらに茶色などではなく中身が見えにくい厚みのある白色のものが良いです。

(2)赤で履歴書在中、または応募書類在中

履歴書などを入れた封筒の表側の左下には、「履歴書在中」と赤い油性サインペンで書き、定規などを使って枠で囲む必要があります。

履歴書の他に職務経歴書なども一緒に同封している場合は、「履歴書在中」ではなく「応募書類在中」と書きます。

市販の履歴書用の封筒などには、予めこの文字が書かれた状態になっているものも売っているので便利です。

なぜ履歴書在中や応募書類在中などとわざわざ赤で書かなければならないのかと言うと、企業には毎日さまざまな郵便物が届き、それらは全て総務部など会社の窓口の部署が受け取り、それをさらに他の部署へ仕分けしていく流れとなります。

この仕分け作業の時に、他の書類に埋もれたり間違えて他の部署に届けられるのを防ぎ、しっかりと人事部の採用担当者の手元に届くようにするためだったり、履歴書とはわからず開封の際に応募書類をカッターなどで傷つけられないためでもあります。

(3)応募書類はクリアファイルに入れる

履歴書を持参したり郵送されている道中で、履歴書が破れたり変な場所に折り目がついたり、汚れたりするのを防ぐために、クリアファイルなどに履歴書や職務経歴書を入れてから、それを封筒に入れるようにするのが基本的なルールです。

雨が降った時などにも大切な書類を守ることができて安心ですし、企業側も管理がしやすくて几帳面な印象を持ってもらうことができます。

また、クリアファイルに入れる順番は、1番上から①送付状→②履歴書→③(あれば)職務経歴書→④(あれば)その他の応募書類、という順番に重ねます。


履歴書も、写真が貼ってある面を表にして二つ折りにした状態にし、全ての書類の表裏にも気をつけましょう。

企業に直接持参する場合のルール

まず企業に面接時などで直接履歴書を持参する場合、封筒は封をする必要はなく、封筒に宛名を書く必要もありません。

封筒には、赤の油性サインペンで「履歴書在中」と書き、封筒の裏側には黒の油性サインペン(太さは細か中)で自分の指名と住所を書きましょう。

ボールペンだと封筒に書くには細すぎて頼りない印象になってしまうので、ボールペンより太くてにじまないものがオススメです。

こんな感じです。



履歴書の他に職務経歴書なども一緒に同封している場合は、「履歴書在中」ではなく「応募書類在中」と書きます。

履歴書在中などの文字は、市販の履歴書用の封筒なら予め文字が入っています。

カバンも、折り曲げなくても履歴書が入るような大きめなものを用意するのがオススメです。

次に渡し方についてですが、企業の面接官に履歴書を入った封筒ごとそのまま渡すのはNGです。

面接官に提出する時には、応募書類を封筒から出した状態にしてから封筒の上に重ね、面接官が読みやすいように向きを変えてから、「履歴書と職務経歴書をお持ちしました。よろしくお願い致します」などと一言添えて渡すとさらに印象が良くなります。


ただし、企業の受付で応募書類を提出する場合には、封筒から出したりしないで、応募書類は封筒に入った状態のままで受付の方に渡します。

この場合も、賞状を渡すときのように両手で封筒を持ち、相手の方の向きに変えてから渡すのがマナーです。



企業に郵送する場合のルール

企業に履歴書を郵送する場合は、履歴書はなるべく折りたたまないようにして、封筒に履歴書と送付状を入れて、さらにそれを透明のクリアファイルなどに入れることで、折り曲げを防止できるとともに、丁寧な人だという印象を与えることも出来ます。

封筒の書き方と種類

履歴書や送付状を入れる封筒は、履歴書を購入した時に予め付いてくる白い封筒を使えばOKです。

封筒に貼る切手は、封筒の左上にまっすぐに貼り、キャラクターの絵柄や派手な記念切手ではなく普通切手を使い、何枚も使って貼るのではなく切手は1枚のみにします。

切手の料金については、切手は郵便物の重さとサイズで異なります。

履歴書の封筒の場合は角形A4号も角形2号も「定形外郵便物(規格内)」のサイズで、通常は50g以内なら120円切手、100g以内なら140円切手、150以内なら205円で、だいたい封筒とクリアファイル、送り状、履歴書、職務経歴書の重さの合計は70gから80gくらいなので、通常なら140円の切手で大丈夫です。


仮にここに用紙が1、2枚追加されたとしても、1枚あたり5g程度なので、この100gを超えることはないと思いますので、『140円切手』で十分かと思います。

ただ、もし切手の料金が足りなかった場合、せっかく送ったのに郵便物が戻ってきてしまい、再度送り直すはめになったり、あるいは企業側に不足分の料金を支払わせてしまう可能性もあるので、送る前にしっかり確認しておきましょう。

心配だからと言って、多めの金額の切手を貼るなどもあまりおすすめできません。

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切手料金に自信がない人は、郵便局に持ち込むと正確な切手料金をその場で調べてもらえるので、郵便局でしっかり料金を確認してから送るのがいいでしょう。

封筒の書き方としては、基本は横書きではなく縦書きで、黒いサインペン(太さは中か細)で表側に宛名を書き、個人に宛てる場合は「様」、企業や部署に宛てる場合は「御中」が正しい使い分けなので、間違えないようにしましょう。


例:人事部の個人宛て=「人事部 ○○様」、人事部宛て=「人事部 御中」

郵送の場合も手渡しの場合と同じように、表側は赤いサインペンで左下に「履歴書在中」または「応募書類在中」と書きます。

こんな感じです。



次に裏側の書き方は、手渡しのときと同じように左下に黒のサインペンで自分の住所と氏名を縦書きで書き、郵便番号の枠が書かれていない場合は下の図のように郵便番号のみ住所と氏名の上に横書きし、封筒を閉じたら封をしたことを表す「〆」マークを黒いサインペンで書きましょう。



ちなみに、履歴書は信書(特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は真実を通知する文書)のためメール便など郵便以外の方法で送ると法律違反になってしまうので、やめましょう。

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また、普通郵便として送るのが一般的ではありますが、応募の締め切りが近い場合、速達料金の280円がプラスでかかってしまいますが、速達で送るとだいたい翌日には届くので、状況に応じて『速達』も利用しましょう。

速達の場合、140円と280円の追加料金分も含めた420円切手を貼ること、さらにはポストに投函する場合は封筒の右上に赤い線を引く必要があります。

履歴書の送付状はどれくらい重要?必要なの?

履歴書や職務経歴書を企業に送付する時に同封して送る「送付状(添え状)」は、そもそもどんな役割があるのかと言うと、企業へ手渡しで渡せない代わりにあいさつを書面に表したり、誰が何を送ったのか中身を知らせたりするものです。

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送付状ってそんなに重要なものなのかな?

僕はこれまで履歴書を送ることがなかったから送付状を書いたことがないんだけど、やっぱりあったほうがいいものなの?

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送付状は、手渡しで履歴書を持参する場合は必要ないけれど、郵送する場合はやはり必要になるわね。

送付状に対して、採用担当者の人の評価はというと、リクナビNEXTが企業の採用担当者300人にアンケート調査を行ったところ、こんな結果が出ているの。


リクナビNEXT「履歴書・職務経歴書の送付状の書き方とマナー」より

この結果から、送付状が評価に影響すると回答したのは31%、しないと回答したのは43%、どちらとも言えないと回答したのは26%ですが、「する」と回答した採用担当者も3割はいるということなので、しっかりと送付状も同封するのがベターだと思います。

実際に採用担当者は、「礼儀正しいしっかりした人だという印象を持ちます。書類で落とすことはせず、会ってみようと思います」と回答している人もいるようです。

転職時などで同封する送付状は、ビジネスマナーが身についていることの証明になったり、送付状が丁寧に書かれていることで応募書類だけではなく送付状からも人物像を読み取ってもらえたりと、送付状からも自分をアピールすることができます。


やはり採用担当者の目に触れる以上、せっかく読んでもらうものなので、履歴書や職務経歴書の印象もアップできるよう、しっかり活用していきたいですね。

送付状(添え状)の書き方

送付状(添え状)は、履歴書や職務経歴書に添えて応募先企業に一緒に送るもので、ここでも積極的に自分をアピールしていきましょう。

内容の書き方の手順としては、時候の挨拶から書き始めて、最後に結びの挨拶で終わります。

パソコンで作成する場合に書く内容と順序

  • 送付する日付
  • 宛先(個人に宛てる場合は「様」、企業や部署に宛てる場合は「御中」)
  • 自分の名前、連絡先
  • 時候の挨拶
  • 自己PR
  • 結びの挨拶
  • 同封した内容
  • 「以上」

転職サイトでも有名なリクナビNEXTに載っていた見本はこんな感じです。


(リクナビNEXT履歴書・職務経歴書の送付状の書き方とマナーより)

次に、マイナビミドルシニアで紹介されていた送付状(添え状)の見本はこんな感じでした。↓

(マイナビミドルシニア書類を送るときのマナーより)

送付状のテンプレートをもとにして作成したい人は、リクナビNEXTのページで送付状のワードのテンプレートがダウンロードできるようになっていたので、こちらを利用すると便利だと思います。


リクナビNEXT「履歴書郵送時の送付状(添え状)の書き方【テンプレートあり】」

手書きで作成する場合に書く内容と順序

  • 時候の挨拶
  • 自己PR
  • 結びの挨拶
  • 送付する日付
  • 宛先
  • 自分の氏名

見本はこんな感じです。


(リクナビNEXT履歴書・職務経歴書の送付状の書き方とマナーより)

送付状(添え状)のNG例

送付状を書く時にやってはいけないNG例を紹介します。

①自己PRを書きすぎる
自分を魅力的にアピールしたいからと言って、送付状で長々と自己アピールを書いてしまうのはやめましょう。

自分の過去の実績を自慢話のようにしつこく訴えたり、転職回数の多さをカバーしようとネガティブな言い訳をここで書くのもNGです。

あくまでも送付状の自己PRは伝えたいことを簡素にシンプルに、ポジティブで謙虚な姿勢に見えるようまとめるのがベストです。

②サンプルを丸写ししない
送付状を書いたことがなく、自信がないからと言って、ネットでよく見るような定型文やサンプルをそのまま丸写しして書いてしまったり、どこの企業にも通用するような、当たり障りのない文章で済ませてしまうのもやめたほうがいいです。

もちろん全てオリジナル文章で書かなければならないということではないですが、自己PRなどなるべく自分なりに考えて書けるところは自分なりの表現で書くのがオススメです。

メールで送信する場合

また、応募先企業によっては応募書類をメールで送って応募するケースもあると思います。

その場合、履歴書のファイルはPDFに変換し、変換したファイル名には「日付」と「氏名」を入れておきましょう。(ファイルにはパスワードをかけます)

メールの件名は「用件」と「氏名」を書き、メールの文面には、①宛名→②挨拶→③氏名、自己紹介→④内容、パスワード別メールで送付→⑤結び→⑥署名という順番で書いていきます。

リクルートエージェントで紹介されていたメールの見本サンプルはこんな感じでした。

(リクルートエージェント履歴書をメールで送る方法とマナーより)

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ここまで解説した履歴書の提出方法ごとのルールは、正社員に限らずアルバイトやパート、派遣などでも同じことが言えます。

「バイトだからここまでしなくてもいいか」なんて考えないで、ビジネスマナーとしてしっかりと身に付けておきましょう。